Instructivo

Política de tratamiento de datos personales

Con el propósito de reconocer la importancia que tienen la privacidad y la seguridad de la
información personal y dando cumplimiento a la ley estatutaria 1581 de 2012 y el decreto
reglamentario 1377 de 2013 la empresa TRANSPORTES ESPECIALES BRASILIA S.A.S creada
bajo las leyes colombianas, con domicilio en Cali (Valle), en adelante la Compañía, pone a
disposición de los empleados, clientes, proveedores, afiliados, contratista, subcontratistas y
cualquier otra persona natural que tenga contacto con Transportes Especiales Brasilia S.A.S,
en adelante los Usuarios, la presente Política de Tratamiento de Datos personales.
La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la
Compañía efectúa la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y le dará
tratamiento a los datos de carácter personal contenidas en las base de datos de la Compañía
ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Base de
datos. La compañía garantiza los derechos de privacidad, la intimidad, la honra y el buen
nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas
sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o
calidad, trasparencia, acceso y circulación restringida y seguridad.
La política de protección de datos de la compañía se divulgará entre todos sus empleados,
se velara por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios
organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito.
A si mismo se publicara en todos los medios de contacto por los cuales la compañía recolecta
datos personales, garantizando que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos
que tienen con relación al tratamiento de su información.

Dependiendo de la relación que el titular tenga con la compañía y para cumplir su objeto social, la Compañía ha recaudado, recauda y seguirá recaudando siempre y cuando medie consentimiento del titular, la siguiente información personal: Datos Generales tales como: nombre, apellido, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, tipo de sangre, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil género, correo electrónico, estudios realizados, profesión, ocupación, idioma, religión, comentarios, lugar de trabajo, cargo, información de la familia, datos y documentos de vehículos propios y de uso personal, número de identificación tributaria, régimen aplicable a IVA, y régimen tributario aplicable a ICA. Datos particulares según el tipo de vinculación con la compañía: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, datos del medio de transporte personal y todos los demás datos relacionados con la calidad de empleados, proveedores, según aplique. Datos sensibles: datos biométricos, registros fotográficos, registros de cámaras de video y audio. El titular de los datos acepta expresamente que la Compañía almacene, procese y utilice esta información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política.
la compañía no recolectara, incorporara, almacenara, procesara datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información. Solo se solicitara la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija permita acceder a información sensible de este. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos y en esta se señalara la finalidad para la cual se incorporan. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitara a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley. Los formatos DGFO07 Autorización Tratamiento Datos Personales y DGFO08 Autorización Tratamiento Datos Personales Empleados, Afiliados, Contratistas y Subcontratistas y COFO16 Registro de Proveedores y DGFO09 Acuerdo de Confidencialidad- Tratamiento de Datos Personales, se deben hacerse firmar a empleados, proveedores, clientes y demás personas de quienes se recaude datos personales para la ejecución de procesos de la empresa.
Se requiere que la información personal de los usuarios sea recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de tratamiento con los siguientes propósitos: selección de personal, realizar estudios de investigación y de mercados, de dar a conocer información sobre los productos y servicios que comercializa, de hacer vigilancia y reportes de quejas de calidad de productos y servicios, de comercializar los productos, de gestionar la administración de la Compañía, de ejercer su objeto social dentro del marco de la ley, y de cumplir con sus obligaciones legales y contractuales.
El tratamiento de los datos personales de los empleados de la compañía se sujetara a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento a la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular. La finalidad para los cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son los siguientes: Permitir el ejercicio de sus derechos como empleados, establecidos en el código sustantivo del trabajo y en las demás normas aplicables a la materia. Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de la compañía, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre notros. Compartir los datos personales con EPS, AFP, ARL, SENA Y CAJAS DE COMPENSACION para brindar productos y servicios. Compartir información con clientes y proveedores con los que la compañía desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y reglas establecidas por la compañía. Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la compañía y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuara almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad. Las hojas de vida y documentos personales anexos a ellas, de los que no han sido seleccionados serán devueltas a su titular cuando así lo soliciten, de lo contrario serán destruidas en una máquina de destrucción de documentos.
Los datos personales de los proveedores, clientes, afiliados, contratistas y subcontratistas que sean recolectados por la compañía serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, cliente, afiliado, contratista, subcontratista, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, trasparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos y en los convenios empresariales. La finalidad para los cuales eran utilizados los datos personales de los proveedores, clientes, afiliados, contratistas, subcontratistas son los siguientes: garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual, para los convenios empresariales. Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y pos contractual. Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, afiliado, contratista, subcontratista en los eventos que por las características del contrato así se requiera. Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, cliente, afiliado, contratista de la compañía tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros. Los datos personales de visitantes, personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política.
Es posible que en el desarrollo de la relación que la compañía sostenga con el titular de la información. Esta deba ser entregada o compartida con clientes, proveedores de servicios, para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley. Siempre que la información sea compartida con clientes, proveedores de servicios, la compañía se asegurara de establecer unas condiciones que vinculen al cliente, al proveedor de servicios a lo dispuesto en la presente política, de tal forma que la información personal se encuentre protegida, así mismo se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, la compañía, en las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un cliente, proveedor de servicios, podrá efectuar auditorías aleatorias preventivas para verificar que lo aquí establecido sea divulgado al interior de dichas compañías para la aplicación en todas sus dependencias y con sus contratistas y subcontratistas. En los casos en que la compañía requiera entregar en todo o en parte las bases de datos de las cuales es responsable, deberá suscribir un contrato con el encargado del tratamiento en el que se estipularán las condiciones que se deberán llevar a cabo para la entrega de la información, las mismas deberán responder a criterios de seguridad que permitan mantener la adecuada custodia de los datos. Igualmente, el encargado del tratamiento deberá garantizar la confidencialidad en el manejo de la información y deberá comprometerse a utilizarla únicamente para los fines establecidos contractualmente, así mismo, deberá conocer sus obligaciones como encargado del tratamiento de acuerdo con lo establecido en la Ley.
Para garantizar la mejor protección de privacidad y confidencialidad de la información, la Compañía cuenta con funcionarios competentes, debidamente capacitados, y tecnología de información y comunicación. Estas medidas tecnológicas sumadas a la seguridad física que protege los edificios de la Compañía, brindan protección razonable según el estado de la ciencia y el presupuesto anual, pero no son infalibles. Cualquier violación a la confidencialidad o atentado contra la misma será reportada a las autoridades competentes.
Los titulares de la información pueden ingresar a la página www.transbrasilia.com, en el caso de los empleados pueden dirigirse al departamento de Gestión humana y pueden solicitar la actualización, rectificación o supresión de la información allí contenida, así como revocar su autorización de uso. También pueden dirigirse al responsable de la custodia y tratamiento de estos datos personales, a la siguiente dirección: Calle 70 No.5-42, Cali, Valle. El teléfono de la Compañía es 572-6560656, y la dirección electrónica habilitada para este tipo de comunicaciones es especiales@transbrasilia.com, ventas@transbrasilia.com. Las solicitudes serán atendidas en orden cronológico de recibo, y en los plazos de ley. La respuesta será remitida usando el mismo método de contacto, salvo que otro medio resulte más expedito y seguro en el caso concreto.
Esta política se rige por la ley colombiana. Especialmente es aplicable la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y disposiciones concordantes y complementarias. En caso de vacío, también serán aplicables las otras políticas institucionales de la Compañía relacionadas con la protección de los datos personales.
La Compañía conservará la información de cada usuario durante todo el tiempo en que ésta se requiera dentro de los fines descritos en esta política, más diez años adicionales, a menos que medie solicitud de supresión del interesado. La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en www.transbrasilia.com Esta política ha sido modificada el 28 de Febrero de 2017 para adaptarla a nuestros requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y en general para prestar un mejor servicio.